Rada ds. Ogólnych przyjęła jednomyślnie w dn. 26 lipca 2010 r. decyzję ws. organizacji i funkcjonowania ESDZ. Polska podkreślała od początku negocjacji konieczność zachowania równowagi geograficznej w procesie rekrutacji do Służby i postulat ten znalazł odzwierciedlenie w zapisach decyzji. Przestrzeganie tej zasady będzie monitorowane - w wyniku działań m.in. Polski, Wysoka Przedstawiciel będzie zobowiązany co roku prezentować stan zatrudnienia w Służbie, który będzie oceniany przez Ministrów Spraw Zagranicznych oraz Parlament Europejski.

W przyjętym przez państwa członkowskie projekcie decyzji znalazło się ponadto, szereg rozwiązań, o które wnosiła m.in. Polska. ESDZ będzie odrębną instytucją podlegającą Wysokiej Przedstawiciel, która będzie sprawowała nad nią bezpośrednie zwierzchnictwo, m.in. poprzez nadzór nad delegacjami UE i mianowanie personelu ESDZ. Wszyscy pracownicy nowej Służby, zarówno ci pochodzący ze służb dyplomatycznych państw członkowskich, jak i z instytucji unijnych, będą traktowani w równy sposób – jeśli chodzi o warunki wynagrodzenia, awansu czy wykonywanych zadań. W ESDZ będzie zachowana zasada rotacji personelu, co zapewni wymianę wiedzy i doświadczeń. EDSZ będzie również ściśle współpracowała z dyplomacjami państw członkowskich, monitorując jednocześnie wymiar zewnętrzny działań pozostających w zakresie kompetencji Komisji Europejskiej (tj. np. polityka handlowa czy implementacja polityki rozwojowej).

Kolejnym krokiem w procesie tworzenia Służby było przyjęcie w dn. 20 października 2010 r. przez Parlament Europejski niezbędnych zmian do Rozporządzenia Finansowego oraz Regulaminu Pracowniczego. W szczególności, również do Regulaminu Pracowniczego wpisana została zasada równowagi geograficznej wśród personelu ESDZ.

ESDZ  zainicjowała działanie symbolicznie w rocznicę wejścia w życie Traktatu z Lizbony tj. 1 grudnia 2010 r.

W początkowym okresie, Służba liczy ok. 3600 osób na stanowiskach dyplomatycznych (w tym ok. 1600 w centrali i ok. 2000 na placówkach), wywodzących się z dyplomacji państw członkowskich UE oraz z dwóch instytucji europejskich: Sekretariatu Generalnego Rady oraz Komisji. Udział dyplomatów z państw członkowskich w ESDZ będzie się zwiększał stopniowo, osiągając w 2013 r. proporcję 1/3 personelu ESDZ. Szacuje się, że jej liczebność będzie porównywalna z korpusem dyplomatycznym dużych państw członkowskich UE i w przyszłości stanie się jedną z największych dyplomacji na świecie.

Najważniejszymi, kierowniczymi stanowiskami w centrali ESDZ są: Wykonawczy Sekretarz Generalny oraz jego dwóch zastępców, Dyrektor Generalny ds. Operacyjnych, odpowiadający za budżet oraz 6 dyrektorów zarządzających mających pod swoją pieczą piony regionalne (Bliski Wschód i Południowe Sąsiedztwo; Rosję i Wschodnie Sąsiedztwo oraz Bałkany Zachodnie; Afrykę; Ameryki; Azję) oraz te zajmujące się tematyka wielostronną.. Schemat organizacyjny może ulegać modyfikacjom, a jego ostateczny kształt będzie  zależał od praktyki funkcjonowania ESDZ.

Budżet ESDZ wyniesie 182 mln euro dla centrali oraz 278 mln euro dla delegatur, co daje w sumie 460 mln euro. Jeśli chodzi o rekrutację personelu, do podziału są zarówno stanowiska w centrali ESDZ w Brukseli, jak i w delegaturach UE w krajach trzecich.

We wrześniu 2010 r. Wysoka Przedstawiciel C.Ashton ogłosiła swoje decyzje co do pierwszych nominacji w ESDZ, czyli stanowisk szefów delegatur UE w rotacji 2010. Z 29 stanowisk większość przypadła kandydatom z instytucji europejskich, głównie Komisji. Polscy kandydaci, którzy wygrali konkurs  pochodzili zarówno z Ministerstwa Spraw Zagranicznych (amb. Joanna Wronecka – Jordania), jak i z Komisji (amb. Tomasz Kozłowski – Korea Południowa). Najwięcej stanowisk według kryterium narodowościowego otrzymała: Hiszpania (5), Irlandia i Francja (po 3), Niemcy, Holandia, Włochy, Polska, Belgia i Luksemburg (po 2). Na 29 stanowisk jedynie 4 przypadły przedstawicielom nowych państw członkowskich (Polsce – Korea Południowa i Jordania, Litwie – Afganistan i Bułgarii – Tbilisi).  Ponadto, otwarty został konkurs na 80 stanowisk w delegaturach UE w celu wzmocnienia ich wydziałów politycznych. Polscy kandydaci biorą udział w konkursach organizowanych w celu obsady stanowisk w ESDZ. Należy jednak zwrócić uwagę, że delegatury UE, ich szefowie i zastępcy mają reprezentować interes całej UE, a nie pojedynczych państw członkowskich.

Drugim kierunkowym działaniem MSZ jest dążenie do umieszczenia polskich dyplomatów na stanowiskach w centrali Służby w Brukseli, gdzie będą zapadać najważniejsze decyzje. Wysoka Przedstawiciel ogłosiła już nominacje na najwyższe stanowiska w Służbie. Sekretarzem Generalnym ESDZ został Francuz Pierre Vimont, natomiast Dyrektorem Operacyjnym ds. Administracji i Budżetu Irlandczyk David O’Sullivan. Zastępcą Sekretarza Generalnego ds. politycznych została Niemka Helga Schmidt, a Zastępcą Sekretarza Generalnego ds. instytucjonalnych Polak Maciej Popowski, wcześniej szef gabinetu Przewodniczącego PE J.Buzka.

Z dn. 1 stycznia 2011 r. personel ESDZ przejął również przewodnictwo w grupach roboczych Rady podlegających Wysokiej Przedstawiciel. Polak, amb. Bogusław Majewski objął grupę COASI (Grupa Robocza ds. Azji i Oceanii).

Trzeba pamiętać, że stanowiska w ESDZ będą podlegać rotacji, zatem nie tylko w tym roku, w momencie tworzenia ESDZ, ale i cyklicznie w przyszłości będzie się pojawiać możliwość ich obsadzenia przez obywateli polskich. MSZ utworzył bazę danych wysoko wykwalifikowanych pracowników polskiej dyplomacji, którzy będą stopniowo do tego przygotowywani.