Dotyczy: Zaproszenia do złożenia oferty dotyczącej „Usługi w zakresie opracowania graficznego, produkcji, konfekcjonowania i dystrybucji materiałów edukacyjnych i informacyjnych”

Postępowanie prowadzone jest w trybie procedury otwartej, o której mowa w art. 91 pkt.a) Rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25.06.2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, Dz.U. L 248 z 16.09.2002 r. z późn. zm. na podstawie umowy o delegację nr gci-pg-A-PL-comm-01 zawartej pomiędzy Komisją Europejską a Ministerstwem Spraw Zagranicznych.

Zaproszenie do składania ofert zostało opublikowane:

w Dz.U. 2010/S 134 - 206022 z dnia 14.07.2010r.

Dodatkowo:

na stronie internetowej MSZ od dnia 14.07.2010r.

Szanowni Państwo,

1. Jeżeli są Państwo zainteresowani wzięciem udziału w postępowaniu przetargowym, proszę przesłać w czterech egzemplarzach (1 oryginale i 3 kopiach) ofertę sporządzoną w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej. Oferty należy składać zgodnie z poniższymi warunkami, do wyboru:

• albo za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej – przesyłką poleconą nadaną najpóźniej do dnia 25 sierpnia 2010 r., przy czym decyduje data wysłania oferty figurująca na stemplu pocztowym lub na dowodzie nadania;
• albo poprzez osobiste dostarczenie (przez oferenta lub upoważnionego przezeń pełnomocnika) na poniższy adres:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Departament Informacji Europejskiej
Al. Szucha 23
00-580 Warszawa

najpóźniej do dnia 25 sierpnia 2010 r. do godz. 15.30. W tym przypadku dowodem złożenia oferty jest pokwitowanie odbioru opatrzone datą i podpisane przez urzędnika, któremu zostały dostarczone dokumenty w Dzienniku Podawczym MSZ.

Ofertę należy złożyć w godzinach pracy Dziennika. W tym przypadku Dziennik jest otwarty od godz. 9.00-12.00 oraz 12.30-15.30 od poniedziałku do piątku. Dziennik jest zamknięty w soboty, niedziele oraz dni wolne od pracy.

2. Niezależnie od tego, w jaki sposób dokumenty zostaną dostarczone do MSZ, oferta musi zostać złożona w podwójnej kopercie opisanej w następujący sposób:

Oferta musi zostać złożona w zaklejonej kopercie, umieszczonej w drugiej zaklejonej kopercie. Na obu kopertach należy umieścić, poza nazwą i adresem Zamawiającego, zapis:

„Oferta na opracowanie graficzne, produkcję, konfekcjonowanie i dystrybucję materiałów edukacyjnych i informacyjnych – nie otwierać
znak: DIE/MSZ/UE/02/2010”.

W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych muszą być one zaklejone taśmą

3.       Dokumentacja przetargowa, jak również projekt umowy, zostały załączone do niniejszego zaproszenia. W dokumentacji przetargowej wyszczególniono wszystkie dokumenty, które należy sporządzić w celu złożenia oferty, łącznie z wymaganymi dokumentami potwierdzającymi zdolność ekonomiczną, finansową, techniczną i zawodową.

4.       Każda oferta musi:

• zostać złożona w formie pisemnej, być całkowicie czytelna, w celu wykluczenia wszelkich wątpliwości odnośnie warunków lub liczb.
• być opatrzona datą i czytelnie podpisana przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do składania oświadczenia woli w imieniu Wykonawcy, zgodnie z reprezentacją wykazaną w wypisie z rejestru lub innych odpowiednich dla Wykonawcy dokumentach rejestrowych.

5.       Okres ważności ofert, podczas którego oferent jest zobowiązany do utrzymania wszystkich warunków swojej oferty:4 miesiące, licząc od ostatecznego terminu składania ofert określonego w pkt 1.

6.       Złożenie oferty oznacza zaakceptowanie warunków zawartych w niniejszym zaproszeniu, w dokumentacji przetargowej i w projekcie umowy, oraz w niektórych przypadkach – rezygnację przez oferenta z jego własnych ogólnych lub szczegółowych warunków świadczenia usług. Oferta jest wiążąca dla oferenta w czasie całej realizacji umowy, jeżeli zostanie on wykonawcą zamówienia.

7.       Podczas całego postępowania przetargowego kontakty między organem zamawiającym a oferentami dozwolone są wyłącznie w wyjątkowych wypadkach. Są one możliwe tylko przy zachowaniu następujących warunków:

a)       przed upływem terminu składania ofert:

• na prośbę Wykonawców MSZ może przekazać dodatkowe informacje, których jedynym celem jest udzielenie wyjaśnień dotyczących charakteru przetargu. Informacje te zostaną zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej MSZ.
  
  Wnioski o dodatkowe informacje powinny być kierowane wyłącznie na piśmie do pani Iwony Maksymiuk: iwona.maksymiuk@msz.gov.pl; fax: (22) 455 54 89.
  
  Nie ma możliwości udzielenia odpowiedzi na wniosek o dodatkowe informacje otrzymany na mniej niż 5 dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.
  
  
• MSZ może z własnej inicjatywy przekazać informacje o wszelkich błędach, nieprecyzyjnych sformułowaniach, pominięciach lub jakichkolwiek brakach rzeczowych w treści Specyfikacji przetargowej. W uzasadnionych przypadkach takie dodatkowe informacje lub informacje o błędach zostaną zamieszczone na stronie internetowej MSZ.

b)      po upływie terminu składania ofert:

1. w przypadku, gdy któraś z ofert wymaga wyjaśnień lub jeśli konieczne jest skorygowanie błędów rzeczowych w treści oferty, MSZ może z własnej inicjatywy skontaktować się z Wykonawcą, jednak kontakty te nie mogą spowodować zmian w warunkach oferty.

8.      Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 31 sierpnia 2010 r. o godz. 13:00 w siedzibie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, 00-580 Warszawa, ul. Bagatela 14, I p., pok.119. Otwarcie ofert jest jawne

9.    Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi żadnego zobowiązania ze strony MSZ. Takie zobowiązanie powstaje dopiero z chwilą podpisania umowy przez MSZ i wybranego Wykonawcę.

MSZ może do momentu podpisania umowy zrezygnować z wykonania zamówienia lub odwołać procedurę udzielenia zamówienia, a kandydaci lub oferenci nie mają w takim wypadku prawa do żadnego odszkodowania. W takim wypadku kandydaci lub oferenci zostaną poinformowani o tej decyzji wraz z podaniem powodów.

10.     Oferenci zostaną poinformowani o decyzji podjętej w związku z ich ofertą.

11.     Jeśli Państwa oferta wiąże się z podwykonawstwem, zalecane jest, aby w postanowieniach umownych, jako jeden ze sposobów rozstrzygania sporów z podwykonawcą przewidziana była mediacja.

12.    Informujemy, że w związku z ochroną interesów finansowych Wspólnot Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Komisji Europejskiej, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, Zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Dane dotyczące podmiotów gospodarczych znajdujących się w jednej z sytuacji określonych w art. 93, 94, 96 ust. 1 lit. b) i art. 96 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego[1] mogą zostać wprowadzone do centralnej bazy danych, a następnie przekazane osobom wyznaczonym przez Komisję Europejską, inne instytucje, agencje, władze i organy wymienione w art. 95 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego. Dotyczy to również osób posiadających we wspomnianych podmiotach gospodarczych uprawnienia do podejmowania decyzji, sprawowania kontroli oraz do reprezentowania tych podmiotów gospodarczych. Wszystkie osoby, których dane wprowadzono do bazy, mają prawo uzyskać informacje, po przedłożeniu wniosku do księgowego Komisji Europejskiej, jakie dane ich dotyczące zostały wprowadzone do bazy.

13. Rozpatrzenie Państwa odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert wiąże się z rejestracją oraz przetwarzaniem danych osobowych (np. nazwiska, adresu, CV). Dane te będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych. Jeśli nie zaznaczono inaczej, odpowiedzi na pytania oraz wymagane dane osobowe są konieczne do celów oceny Państwa oferty, zgodnie ze specyfikacją zawartą w zaproszeniu do składania ofert, i będą przetwarzane wyłącznie przez MSZ w wyżej podanym celu. Na Państwa wniosek mogą Państwo otrzymać informacje o zgromadzonych danych osobowych oraz poprawić wszelkie nieścisłe lub niekompletne dane. We wszystkich kwestiach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych mogą Państwo zwrócić się do MSZ. W każdej chwili mają Państwo prawo zwrócić się w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Załączniki:

Specyfikacja przetargowa wraz z załącznikami

1. Formularz oferty

2. Szczegółowy kosztorys

4. Oświadczenie dotyczące kryteriów wykluczenia

5. Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich 2 lat, odpowiadających swoim rodzajem i wartością przedmiotowi zamówienia

6. Wykaz osób przewidzianych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia

7. Pełnomocnictwo

8. Oświadczenie dotyczące udziału podwykonawców w realizacji projektu

9. Kontrolny wykaz dokumentów, które należy dołączyć do oferty

[1] Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. (Dz.U. L 248 z 16.9.2002), zmienione rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1995/2006 z 13.12.2006 (Dz.U. L 390 z 30.12.2006).