ZARZĄDZENIE NR 5
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH

z dnia 24 sierpnia 2004 r.

w sprawie egzaminów z języków obcych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych¹

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (tj. Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, Nr 80, poz. 717) oraz w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 134, poz. 1437¹) zarządza się, co następuje: 

Rozdział 1
Przepisy ogólne

§ 1.

§ 2.

§ 3.

1. Egzaminy resortowe i egzaminy kwalifikacyjne organizuje właściwa w sprawach szkolenia komórka organizacyjna Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
2. Egzamin resortowy przeprowadza Komisja.
3. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza egzaminator wyznaczony przez dyrektora właściwej w sprawach szkolenia komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

§ 4.

1. W skład komisji wchodzą:

   1)	Przewodniczący;
   2)	dwóch egzaminatorów;
   3)	członek;

   - wyznaczeni przez dyrektora właściwej w sprawach szkolenia komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
2. Egzaminatorami są lektorzy danego języka obcego (osoby posiadające dyplom ukończenia magisterskich studiów wyższych na kierunku filologia obca).
3. W wyjątkowych przypadkach na egzaminatora można wyznaczyć inną osobę, posiadającą potwierdzoną znajomość danego języka obcego zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2002 r. w sprawie rodzajów badań lekarskich oraz rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków do nadania stopnia dyplomatycznego członkowi służby zagranicznej (Dz. U. Nr 151, poz. 1252) - wykaz dokumentów potwierdzających znajomość języków obcych.
4. Dyrektor właściwej w sprawach szkolenia komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych ustala i dokonuje zmian w składzie Komisji, w trybie określonym w ust. 1, w zależności od języka obcego, którego znajomość jest stwierdzana.  

1. Egzamin resortowy organizuje się nie rzadziej niż dwa razy w roku w terminach ustalonych przez dyrektora właściwej w sprawach szkolenia komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
2. Termin egzaminu resortowego podaje się do wiadomości z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, w sposób zwyczajowo przyjęty w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

1. Do egzaminu resortowego mogą przystąpić członkowie służby zagranicznej oraz członkowie ich rodzin.
2. Inne osoby, niż wymienione w ust. 1 mogą przystąpić do egzaminu resortowego za zgodą dyrektora właściwej w sprawach szkolenia komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

1. Egzamin resortowy składa się z części pisemnej i ustnej.
2. Do części ustnej dopuszczone są osoby, które uzyskają minimum 55% możliwych do uzyskania punktów z poszczególnych segmentów części pisemnej.

1. Część pisemna składa się z czterech segmentów:
   
   

   1)	segment pierwszy - obejmuje sporządzenie streszczenia w języku obcym tekstu pisanego o tematyce społeczno-politycznej, o charakterze problemowym, o objętości około 2 stron maszynopisu. Tekst źródłowy, będący podstawą do sporządzenia streszczenia nie powinien być krótszy niż 3 strony maszynopisu;
   2)	segment drugi - polega na przekładzie na język polski tekstu źródłowego, o objętości około 80-100 słów, o dużym stopniu trudności leksykalnej i gramatycznej;
   3)	segment trzeci - polega na skonstruowaniu wypowiedzi pisemnej w języku obcym o objętości około 200 słów na jeden z podanych tematów;
   4)	segment czwarty - polega na uzupełnieniu 20 luk w tekście o tematyce dowolnej, w tym 10 luk gramatycznych oraz 10 luk leksykalnych.

2. Materiały egzaminacyjne służące przeprowadzeniu części pisemnej są przygotowywane, powielane i przechowywane w zamkniętym pomieszczeniu przez jednego egzaminatora lub członka Komisji.

1. Część pisemna trwa 240 minut i rozpoczyna się od chwili rozdania materiałów egzaminacyjnych.
2. Przewodniczący wyznacza członka komisji lub egzaminatora nadzorującego bezpośrednio przebieg części pisemnej.
3. Przed rozpoczęciem części pisemnej członek Komisji nadzorujący jej przebieg sprawdza tożsamość zdających na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu zawierającego fotografię i dane indentyfikacyjne zdającego oraz informuje osoby zdające o zasadach przebiegu egzaminu pisemnego. Podpisanie listy obecności przez zdających jest jednoznaczne z zapoznaniem się z regulaminem egzaminu.
4. Materiały egzaminacyjne są kodowane, a rozkodowania dokonuje się po ich sprawdzeniu.
5. W przypadku konieczności opuszczenia sali przez zdającego materiały egzaminacyjne powinny być złożone u członka komisji nadzorującego przebieg części pisemnej. Na materiałach egzaminacyjnych zaznacza się godzinę wyjścia i godzinę powrotu.
6. Podczas części pisemnej zdający może korzystać wyłącznie ze słowników wydanych w formie książkowej i sprawdzonych przez członka Komisji nadzorującego przebieg egzaminu.
7. Posługiwanie się przez zdającego w trakcie części pisemnej innymi pomocami niż określone w ust 6. lub korzystanie z pomocy innych osób powoduje wykluczenie z części pisemnej i niedopuszczenie do części ustnej egzaminu.

1. Oceny części pisemnej dokonuje dwóch egzaminatorów, według kryteriów określonych w załączniku Nr 2 do zarządzenia. W przypadku rozbieżności w ocenie decydujący głos ma Przewodniczący.
2. Ocenę części pisemnej stanowi suma punktów uzyskanych przez zdającego.

1. Część ustna polega na:
   

   1)	przekazaniu i skomentowaniu w języku obcym treści wysłuchanego nagrania o tematyce społeczno-politycznej trwającego od 1,5 do 2 minut. Nagranie odtwarza się dwukrotnie przy pomocy urządzenia do odtwarzania dźwięku lub obrazu;
   2)	rozmowie na tematy ogólne.

2. Część ustna trwa od 20 do 30 minut.
3. Oceny wyników części ustnej dokonuje się według kryteriów określonych w załączniku Nr 3 do zarządzenia.

1. Część ustną przeprowadza Komisja w pełnym składzie.
2. W wyjątkowych przypadkach, zwłaszcza gdy sprawdzeniu podlega znajomość języka obcego, innego niż język angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański i włoski część ustną może przeprowadzić Komisja z udziałem jednego egzaminatora, pod warunkiem, że jest nim lektor danego języka obcego.

1. Po zakończeniu części ustnej Komisja ustala ocenę końcową biorąc pod uwagę ocenę uzyskaną z części pisemnej oraz wynik części ustnej.
2. Ocena końcowa wystawiana jest według skali: bardzo dobry, dobry plus, dobry, dostateczny plus, dostateczny, niedostateczny.
3. W przypadku rozbieżnych stanowisk członków Komisji decyduje głos Przewodniczącego.
4. Decyzja Komisji jest ostateczna.

1. Po podjęciu przez Komisję decyzji o ocenie końcowej i podpisaniu protokołu, Przewodniczący Komisji ogłasza zdającemu wynik egzaminu.
2. Z części pisemnej i ustnej sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku Nr 4 do zarządzenia.

§ 16.

1. Zdanie egzaminu resortowego potwierdzane jest zaświadczeniem podpisanym przez Przewodniczącego Komisji według wzoru określonego w załączniku Nr 5.
2. Rejestr wydanych zaświadczeń prowadzi właściwa w sprawach szkolenia komórka organizacyjna Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
3. W rejestrze wpisuje się następujące dane:

   1)	imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia zdającego;
   2)	język obcy, którego znajomość sprawdzono;
   3)	końcową ocenę z egzaminu resortowego;
   4)	datę złożenia egzaminu resortowego;
   5)	numer zaświadczenia.

4. W razie potrzeby właściwa w sprawach szkolenia komórka organizacyjna Ministerstwa Spraw Zagranicznych wystawia duplikat zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji, według wzoru określonego w załączniku Nr 6.

1. Dokumentacja egzaminów resortowych przechowywana jest we właściwej w sprawach szkolenia komórce organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
2. Zdający ma prawo wglądu do materiałów egzaminacyjnych z części pisemnej, dotyczących jego osoby, po upływie 7 dni od dnia zakończenia egzaminu resortowego.
3. Materiały egzaminacyjne z części pisemnej są przechowywane przez okres 6 miesięcy, po upływie tego okresu są protokolarnie niszczone.

§ 18.

1. Członkowie służby zagranicznej oraz inne osoby, które mają być wyznaczone do pełnienia obowiązków służbowych w placówce zagranicznej, z zastrzeżeniem ust. 4, obowiązani są złożyć egzamin kwalifikacyjny z języka obcego.
2. W trakcie egzaminu kwalifikacyjnego ocenia się biegłość w posługiwaniu się językiem urzędowym państwa przyjmującego, do którego udaje się zdający albo językiem oficjalnym organizacji międzynarodowej - w przypadku gdy zdający ma być skierowany do wykonywania obowiązków służbowych w przedstawicielstwie dyplomatycznym przy tej organizacji, albo innym powszechnie używanym językiem obcym, którym można porozumiewać się w państwie przyjmującym lub w tej organizacji (języki pomocnicze).
   
3. Wykaz języków urzędowych państw, z którymi Rzeczpospolita Polska utrzymuje stosunki dyplomatyczne i innych języków, którymi w tych państwach można się porozumiewać (języków pomocniczych) stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia.
   
   
4. Z obowiązku złożenia egzaminu kwalifikacyjnego zwolniona jest osoba, która posiada potwierdzoną znajomość języka obcego zgodnie z Wykazem dokumentów potwierdzających znajomość języków obcych - załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2002 r. w sprawie rodzajów badań lekarskich oraz rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków do nadania stopnia dyplomatycznego członkowi służby zagranicznej (Dz. U. Nr 151, poz. 1252) i:

   1)	uzyskała ten certyfikat najdalej rok przed planowanym terminem wyznaczenia do wykonywania obowiązków służbowych w placówce zagranicznej,
   2)	w roku, w którym zostaje wyznaczona do wykonywania obowiązków służbowych w placówce zagranicznej uczestniczyła co najmniej w jednym semestrze konwersacji z danego języka obcego, pod warunkiem obecności na przynajmniej 75% zajęć.

§ 19.

1. Egzamin kwalifikacyjny organizowany jest w miarę potrzeb.
2. Termin egzaminu kwalifikacyjnego ustala dyrektor właściwej w sprawach szkolenia komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
3. Termin egzaminu kwalifikacyjnego podawany jest do wiadomości osobom które mają zostać wyznaczone do wykonywania obowiązków służbowych w placówce zagranicznej przynajmniej z 7- dniowym wyprzedzeniem.

§ 20.

1. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza się w formie rozmowy na tematy związane z czynnościami służbowymi, które zdający ma wykonywać w placówce zagranicznej oraz na tematy z życia codziennego.
2. Czas trwania egzaminu kwalifikacyjnego wynosi od 10 do 30 minut.

§ 21.

1. Wymogi dotyczące egzaminu kwalifikacyjnego dla członka personelu dyplomatyczno-konsularnego, posiadającego potwierdzoną znajomość języka obcego określa załącznik nr 8 do zarządzenia.
2. Wymogi dotyczące egzaminu kwalifikacyjnego dla członka personelu pomocniczego i kandydata na członka personelu obsługi określa załącznik nr 9 do zarządzenia.

1. Z egzaminu kwalifikacyjnego można otrzymać ocenę pozytywną bądź negatywną.
2. Otrzymanie oceny negatywnej jest równoznaczne z niezdaniem egzaminu kwalifikacyjnego. Powtórne przystąpienie do egzaminu kwalifikacyjnego wymaga zgody dyrektora właściwej w sprawach szkolenia komórki organizacyjnej.
3. Zasady ustalania oceny z egzaminu kwalifikacyjnego określa załącznik Nr 10 do zarządzenia.

1. Z egzaminu kwalifikacyjnego sporządza się protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do zarządzenia.
2. Protokół z egzaminu kwalifikacyjnego przechowuje się we właściwej w sprawach szkolenia komórce organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
3. Wynik egzaminu kwalifikacyjnego wpisuje się w karcie obiegowej zdającego.

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. 

MINISTER SPRAW ZAGRANICZNYCH

____________________________________
¹Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej sprawy zagraniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 134, poz. 1437).

Załączniki do zarządzenia nr 5 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 24 sierpnia 2004 r. (Dz. Urz. M.S.Z. Nr 4, poz. 29):

Załącznik Nr 1		Wymogi w zakresie znajomości języka obcego
Załącznik Nr 2		Kryteria oceny części pisemnej egzaminu resortowego
Załącznik Nr 3		Kryteria oceny części ustnej egzaminu resortowego
Załącznik Nr 4		Wzór protokołu z części pisemnej i ustnej egzaminu resortowego
Załącznik Nr 5		Wzór zaświadczenia o zdaniu egzaminu resortowego
Załącznik Nr 6		Wzór duplikatu zaświadczenia o zdaniu egzaminu resortowego
Załącznik Nr 7		Wykaz języków urzędowych państw, z którymi Rzeczpospolita Polska utrzymuje stosunki dyplomatyczne i języków pomocniczych
Załącznik Nr 8		Wymogi dotyczące egzaminu kwalifikacyjnego dla członka personelu dyplomatyczno-konsularnego, posiadającego potwierdzoną znajomość języka obcego
Załącznik Nr 9		Wymogi dotyczące egzaminu kwalifikacyjnego dla członka personelu pomocniczego i kandydata na członka personelu obsługi
Załącznik Nr 10		Kryteria oceny egzaminu kwalifikacyjnego
Załącznik Nr 11		PROTOKÓŁ